Teammegbeszélések szervezése

Éppen azért, mert a találkozók olyan fontosak a team életében, kiemelkedő fontosságú, hogy szervezésük megfelelő legyen. Minden jó szándék és nagy munkakedv lerombolható hosszas, nem lényegre törő, unalmas megbeszélésekkel.

A jó megbeszélés az, amikor a résztvevők azzal a jó érzéssel hagyják el a tárgyalót, hogy megtették a dolgukat és terveik vannak a jövőre nézve. Ezért a megbeszéléseknek:

• csak annyi ideig kell tartaniuk, amennyit az elvégzendő feladatok megkívánnak
• az elvégzendő feladatról kell szólniuk
• időt kell engedniük egy kis “játékra” (a csoportmunkának egyúttal élvezhető dolognak is kell lennie)

• ezért ütemtervet és időkeretet kell készíteni, melyet követni ill. betartani kell
•  a mellékvágányokat, nem a tárgyhoz tartozó, szószátyár beszélgetéseket be kell rekeszteni
• annak megerősítésével kell befejezni, hogy a munkát elvégeztük és mindenkinek jó érzései vannak.

A megbeszélés napirendjét (agenda) annak a csoporttagnak kell elkészítenie, aki a találkozó felelős vezetője. Ez többnyire a teamvezető, de lehet valaki más is a csoportból. A napirend pár nappal a találkozó előtt körbeküldendő visszajelzések küldése vagy pusztán informálás céljából. Tartalmaznia kell:

• A megbeszélés helye és ideje (időkeret, pontos helyszín)
• Jelenlevők felsorolása /Kit vonunk be, ill. ki fog részt venni
• Milyen témákat kell megbeszélni, és milyen eredmény várható el
• Melyik témára mennyi idő áll rendelkezésre

A megbeszélés előtt ki kell jelölni egy csoporttagot a vendéglátás feladatainak ellátására (kávé, tea, sütik, flipchart, íróképes tollak, számítógép és projektor – bármi, amire szükség lehet, és természetesen egy terem.) Egy másik betöltendő feladatkör, hogy valakinek a teamből feljegyzéseket kell készíteni az ülésről. Ez lehet mindig ugyanaz a személy, vagy rotációs rendszer is kialakítható, de mindenképpen az ülést megelőzően kell erről döntést hozni. 

Amikor az ülés elkezdődik, a napirendet el kell fogadtatni, az esetleges változásokat bejelenteni. A megbeszélés során a koordinátor két út közül választhat:

• Szigorúan ragaszkodik a napirendhez, és leállít mindenfajta mellékvágányt (releváns vagy sem) és lezárja a témát az arra szánt idő lejártával.
• Vagy kevésbé kötötten kezeli a kérdést, és minden egyes témára hagy annyi időt, amennyi szükséges, miközben figyelmeztet, hogy még mennyi idő maradt hátra, a nem odatartozó vagy monologizáló hozzászólásokat viszont berekeszti.

A megbeszélésre előirányzott időkeretet minden esetben be kell tartani, túllépni nem szabad, bármennyire izgalmasan alakul is a beszélgetés, amikor lejár az idő. Ez figyelmes és hatékony munkára sarkallja a csoportot.

Amikor egy téma lezárul, a megbeszélés vezetője összegzi a megbeszélteket és a feladatokat az emlékeztető feljegyzés számára.

Amikor a megbeszélés véget ér, a határozatokat újra fel kell olvasni, és a következő ülés helyét és idejét meg kell határozni (még akkor is, ha rendszeres ideje van a találkozóknak).

A megbeszélés emlékeztetőjét néhány napon belül el kell küldeni vagy át kell adni minden résztvevőnek.